La clôture de projet, une phase déterminante pour les succès futurs
La phase de clôture constitue un processus de gestion de projet au même titre que la conception, la planification, l’exécution, le pilotage et le contrôle. Or Il n’est pas rare de voir la phase de clôture compressée voir oubliée. Pour certains, la clôture de projet se définit uniquement par la livraison du produit conformément aux objectifs de temps et coûts. La clôture est souvent jugée comme un travail administratif fastidieux.
Or négliger une clôture de projet peut exposer l’organisation à plusieurs risques :
- Limiter les gains attendus sur le projet
- Saper la crédibilité de l’équipe et du chef de projet
- Causer un flou de responsabilité et de consensus lors du transfert aux opérations
Alors qu’une clôture de projet aboutie permet à l’entreprise des gains long terme.
J’aborderai ces aspects ainsi que les bonnes pratiques de clôture.
Processus de clôture projet et bonnes pratiques
L’objectif de cette phase est de confirmer l’achèvement des livrables, la satisfaction du client/utilisateur et du sponsor. Il s’agit également de communiquer sur le statut final à tous les participants et parties prenantes.
Voici une liste d’activités essentielles pour le processus de clôture projet :
- Documenter les résultats du projet et obtenir l’acception formelle du sponsor et de l’utilisateur ou client sur le livrable.
- Mesurer la satisfaction de l’utilisateur / client.
- S’assurer de la transférabilité du projet aux opérations (outils, formation, connaissance et documentation).
- Clôturer administrativement le projet : revue des contrats, analyse de performance, de périmètre, rédaction d’un rapport de fin de projet.
- Libérer les ressources projets.
- Examiner les pratiques et documents pour formaliser les leçons apprises.
Pour aller plus loin, il s’agit également de
- Clôturer émotionnellement le projet : célébrer et reconnaître la contribution de chacun
- Constituer une équipe dormante de crise, une sorte de SAV projet, prête à répondre aux interrogations des opérations.
- Partager le rapport final du projet, obtenir un retour des parties prenantes, continuer de communiquer.
- Faire de la prospective et mesurer les bénéfices post-projet.
Gains long terme et capitalisation
Les activités et bonnes pratiques décrites ci-dessus permettent à l’organisation de
- passer au mieux le projet dans le business courant et d’anticiper les demandes de changements.
- vérifier la conformité avec les processus décisionnels et organisationnels.
- s’assurer que le projet soit resté aligné sur les objectifs stratégiques.
- valoriser le mode projet en interne.
Mais le principal vecteur de création de valeur est la capitalisation de l’expérience acquise. Or ce moment est souvent négligé. En effet, la fin de projet est souvent assortie d’une précipitation, d’un manque de budget et d’une fatigue des équipes. Pourquoi donc passer du temps à regarder en arrière ?
La ressource informationnelle est une ressource précieuse qui doit être analysée, gérée et transmise ou à défaut être mise à disposition.
Le caractère unique de l’expérience projet offre de nombreuses connaissances qui, si elles ne sont pas enregistrées, peuvent être perdues à la fois par l’équipe et l’organisation. Par conséquent, l’enregistrement des leçons apprises, est un élément clé de la clôture d’un projet.
La consolidation des expériences, erreurs et réussites :
- Améliore la maîtrise de projets futurs
- Aide à atteindre les objectifs suivants
- Evite la répétition d’erreurs
- Réduit les courbes d’apprentissages
- Fournit des bonnes pratiques qui permettent d’économiser du temps et des ressources
Ainsi, comment sans trop de lourdeur administrative constituer le registre des leçons apprises ? Utilisez le pouvoir des questions :
- Qu’est-ce qui a été bien fait et doit être documenté afin de pouvoir le répéter à l’avenir ?
- Dans quelle mesure l’équipe a-t-elle bien communiqué ?
- Que pourrait-on faire mieux? Et si oui, comment aurait-il pu être mieux fait ?
- L’équipe a-t-elle suivi les processus et les plans décrits ?
- Qu’est-ce qui s’est bien passé, quels ont été les défis ou les échecs ?
Conclusion
Le but d’une clôture de projet n’est finalement pas de terminer un projet et de le mettre aux oubliettes mais bien de l’inscrire dans la durée. L’amélioration de la maîtrise des projets futurs passe par la capitalisation de la connaissance. Avec la croissance du mode de gestion par projet, la capacité à atteindre des résultats, à mettre une équipe en mouvement et à l’organiser est un travail continu sur la connaissance.
Enfin, j’ouvrirai sur l’avantage des méthodes agiles par rapport au mode prédictif. En méthodologie Agile, la structuration de la connaissance se fait à plus brefs intervalles via le notamment les sprints retrospectives. Cette méthode encourage l’amélioration continue, peut être au détriment d’une vision à plus haut niveau et d’une prise de recul générale.
Quentin Rouyer
